コワーキングスペースには、さまざまな業種のフリーランサーやスタートアップ企業が集まります。交流など刺激になることも多い一方で、ライバルとなるユーザーも利用する可能性があるため、セキュリティ対策をしっかりしておく必要があります。
また、近い将来事業を拡大していく上で、セキュリティ意識の高さや、適切な対策をとる能力は重要なビジネススキルのひとつにもなってくるでしょう。

そこで今回は、コワーキングスペース利用時に行える対策をまとめました。

多くの人が出入りする施設だからこそ気をつけたいセキュリティ

物品盗難の可能性もゼロではない

カフェや図書館など、不特定多数の人が出入りするスペースと比べて、コワーキングスペースは人の出入りがチェックされるので、盗難の心配は少ないと考えるかもしれません。しかし、ドロップイン利用のできるコワーキングスペースでは、素性の不確かなユーザーが出入りする可能性もあります。
ユーザーがノートパソコンやタブレット、スマートフォン、デジタルカメラなど、比較的持ち去りやすく、高価な機器を持っている確率が高いコワーキングスペースは、ある意味狙われやすい場所ともいえるのです。

情報漏洩のリスクはむしろ上がる

狙われやすいのは機器類だけではありません。仕事をするために人が集まるコワーキングスペースは、重要なビジネス情報の集まる場所でもあります。
情報漏洩は物品盗難よりも証拠が残りにくいので、ドロップインの利用者だけでなく、定期利用者の中にもよからぬことを考えたり、魔が差したりしてしまう人がいるかもしれません。同業者や関連業種の多いスペースであれば、むしろリスクは上がると思っていいでしょう。

パソコンとスマートフォンにはしっかりとセキュリティ対策を

起動時とスリープモードからの復帰時にはパスコードを

SENQのように有人フロントを備えたコワーキングスペースであれば、物品盗難のリスクは比較的低くなりますが、それでもユーザーの離席時に情報を盗み見ようとする、見るつもりはなかったけれど目に入ってしまった、ということは起こり得ます。
パソコンやスマートフォンの起動時と、スリープモードからの復帰時には必ずパスコードを設定し、離席時には面倒でも必ずスリープモードにしておくようにしましょう。

ファイルは暗号化、Wi-Fiのセキュリティ強度もチェック

パソコンやスマートフォンをガッチリ守っていても、通信環境から情報が漏れてしまったのでは台無しです。メール添付や、チャットツールでのファイル送信時はファイルを暗号化し、セキュリティ保護されていないWi-Fiネットワークは業務利用しないようにしましょう。

盗難が心配なケースにはモニタリングアラームやスマートタグ

ワークスペースに人目が届きにくい、デバイスが小型で持ち去りやすいなど、物品盗難が心配なケースには、モニタリングアラームやスマートタグを導入する方法もあります。
ユーザーの離席時にデバイスが動かされた場合、アラーム音が鳴るようにしておけば、ユーザー本人が不在でも、フロントや他のユーザーに異常を知らせることができます。

遠隔操作でロックをかけるシステムも

万が一持ち去られたり、自身がデバイスを置き忘れたりしてしまった時のために、遠隔操作でデバイスにロックをかけたり、ログアウトできるアプリなども用意しておきたいところです。
いざという時に慌てないよう、他の端末やブラウザからの操作方法をあらかじめ確認しておきましょう。

機密資料の取り扱いには十分注意を。廃棄時も重要

鞄やケースにもロックを

コワーキングスペース利用者の場合、機密資料を持ち歩くことも多いでしょう。肌身離さぬつもりでいても、外では何が起こるかわかりません。少しでもリスクを軽減するために、持ち歩くための鞄やケースにもロックをかける習慣をつけておきましょう。お酒の席に持ち込まないなどの予防策もとりたいところです。

ロッカーを利用して保管する

機密資料を持ち歩くことにはリスクが伴います。SENQのように、コワーキングスペースにロッカーがある場合は、そちらを利用するのもおすすめです。毎日自宅から持ち出し、持ち帰る手間もなくなりますし、よりセキュアな状態で資料を保管できます。

紙資料廃棄時はシュレッダーで処理を

機密資料は廃棄にも細心の注意が必要です。データ資料はゴミ箱に入れっぱなしにせず、完全に削除するよう注意しましょう。紙の資料はシュレッダーで細かく裁断するのが望ましいです。

電話の会話内容にも気をつけよう

機密情報はデータや紙の上のみとは限りません。うっかり注意を怠りがちなのが、電話の会話内容です。通話相手を待たせるまいとオープンスペースで電話をとり、周囲のユーザーへ会話内容が筒抜けとなれば、自ら機密情報をばらまいているようなもの。しかも周囲のユーザーは、スマートフォンさえあればいつでもその状況を録音できてしまいます。

セキュリティ対策に強いコワーキングスペースを

各利用者がセキュリティ対策を講じるのはもちろん、コワーキングスペース自体が強いセキュリティ対策を有していることも重要なポイントです。

SENQでは、ここでご紹介した有人フロントやロッカー設備、電話専用ブースのほかにも、防犯カメラの設置や警備会社によるセキュリティーシステム導入等、安心してご利用いただける環境を整備しています。