SENQに欠かせない存在、レセプションとは?その魅力にせまる!

インタビュー / 入居者の声

SAC

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「レセプション(受付)」と聞くと、受付カウンターの中でかしこまった応対をするイメージをお持ちの方は多いかもしれません。そういった意味では、SENQのレセプションはとても特徴的です。カウンターの中でも外でも、会員さまが快適に過ごせるようさまざまな取り組みを行っています。

この記事では、レセプションスタッフが日頃会員さまのためにどんなことを考えているのか、会員さまはそれをどう感じていらっしゃるのかをお伝えします!

レセプションのお仕事とは

SENQのレセプションのお仕事は、大きく分けて4つあります。
・SENQを訪れる会員さまとのコミュニケーションやお困りごとへの対応、来客対応、会議室の管理、電話対応、内覧対応などの受付業務
・会員さまとのコミュニケーションを深め、SENQをもっと活用していただくためのミニイベント企画・運営
・ビジネスを成長させるための交流イベントなどの運営サポート
・会員さまが快適に過ごしていただけるようにラウンジなどの共用部を整える環境整備
これらのどれもが、単なる業務ではなく、会員さまのための気遣いにあふれたお仕事として行われているのです。

細やかな気配りがレセプションの魅力

会員さまにレセプションの仕事ぶりについて伺うと、必ず話題になるのが「細やかな気配り」。そこで、日頃どんなことを考えながら会員さまに接しているのか、レセプションスタッフに聞いてみました。

「明るく笑顔で対応することを一番大事にしています。また、快適に業務に励んでいただくためにも、会員さまからご相談をいただく前に、こちらから気づいて対応できるように心がけています。対応についてはマニュアルもありますが、なるべくご希望に沿えるように、そのつど臨機応変な対応を考えるようにしています」(SENQ青山レセプション:福井さん)

「話しやすい雰囲気作りを心がけていて、マスクで分かりづらいですが常に笑顔でいるようにしています。いい意味であまり固くなりすぎず、どんな話題でもコミュニケーションが取れるように日々積極的に声かけをしています」(SENQ京橋レセプション:鈴木さん)

「気持ち良く過ごしていただけるようにすることですね。今ですと消毒が行き届いているかを気にされる方も多いので、安心していただけるよう入居者さまの前でもこまめに、消毒作業を行ったりしています。
他には、新しい備品を導入した際に、簡単な紹介POPを付けて、使い方を調べたり聞いたりするお手間を取らせないようにですとか、『伝える』ことを意識して取り組んでいますね」(SENQ青山並木通りレセプション:市原さん)

ただ快適なサービスを提供するだけでなく、どうすればより会員さまのためになるかを意識している、こんなエピソードもありました。

「さまざまな会社の方がご利用になる施設なので、みなさまにできるだけ快適に使っていただけるようにということは日々意識して動いています。

そのためには、会員さまそれぞれの立場で考えてみることですね。ルールをお伝えする際にも『~しないでください』と端的に示すのではなく、言い方や伝え方を工夫して、ご自身で気づいていただけるように試みています。
例えば『機器から音が出る作業は必ずヘッドホンを着用してください、難しければ会議室を使用してください』といったルールは、貸出用のヘッドセットを用意したにもかかわらず、なかなか守っていただけませんでした。そこで『マナーが悪い』と一方的に見るのではなく『なぜ守っていただけないのか』も考えました。すると、実は貸出用のヘッドセットが使いにくいということがわかったのです。

ルール化するまでではないけれど、会員さま同士互いに気遣う必要がある場合は間に入ってお伝えすることもありますし、ルール自体を変える必要があると思われる際には、上司と相談しながらルール変更を進めていくこともあります」(SENQ霞が関レセプション:石田さん)

こうしたレセプションスタッフの振る舞いには、単なる業務を超えた「SENQという場所への思い」も感じられます。

「とにかくこの場所を好きになっていただきたい、『SENQに来ると何か楽しい』と思える場所にしたいので、そういう取り組みやコミュニケーションを意識しています。そういう意味では挨拶ももちろんそうですし、仕事以外の会話も大事ですね」(SENQ六本木レセプション:武田さん)

困ったらレセプションへ気軽にお声がけください

SENQのレセプションスタッフは、拠点を超えて集まる週1回のミーティングを欠かさず行っています。それぞれの拠点でのお困りごとがあれば相談し、解決できたことや改善すべきこと、会員さまに喜んでいただけたことも報告し合って共有しているのです。

「会員さまからのご相談をレセプションのみんなで真摯に受け止めて、どうにかして解決したいという気持ちを持っています。100%は解決できないとしてもそこで諦めるのではなく、半分でも解決できる方法はないか考えて行動しています」(SENQ六本木レセプション:武田さん)

こうしたレセプションスタッフの姿勢や思いは、会員さまにもしっかり伝わっているようです。

SENQに入居されている株式会社ログオンシステムさま からこんなコメントをいただきました。
「『SENQが好きなんだろうな』とすごく伝わってきますね。誰かに言われてやっている仕事じゃない、ミッションとして『どうすれば喜んでもらえるか』を考えてくれていることが随所に感じられます。
また、スピーディに対応するだけでなく『相手がどう思っているか』まで考えて、先読みして対応していますよね。以前のやりとりや依頼内容を覚えていてくれて、『この間もそうでしたよね』と一言添えてくれるのは、またいちいち説明しなくてもいい安心感があります。
こんなに仕事はしっかりしている一方で、雰囲気はやわらかく明るいのも居心地がいいですね。SENQがそういう風にスタッフを育てていく仕組みについて、我々にも教えていただきたいぐらいです」(株式会社ログオンシステム 村田さま)

まとめ

自ら日々あらゆることに気を配りつつも、会員さまとのコミュニケーションは決してビジネスライクにならない。SENQのレセプションには、まるで自社スタッフのような安心が感じられるのではないでしょうか。レセプションの確かな仕事ぶりには定評があり、SENQを訪れるたびにレセプションとの何気ない会話を楽しんでいるという会員さまも少なくありません。SENQへの入居を検討されている方の内覧もレセプションスタッフがご案内していますので、ぜひ一度、体験しにいらしてみてください。

 (インタビュー:丸田カヨコ)

 

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