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フリーアドレス、ABWとは――ハイブリッドワーク時代に適したオフィススタイルの選び方

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フリーアドレス、ABWとは――ハイブリッドワーク時代に適したオフィススタイルの選び方

ハイブリッドワーク時代が到来

ハイブリッドワークとは、その日の業務内容や状況、スケジュールなどに応じて働く場所を選べるワークスタイルのことです。一般的には、テレワークと従来のオフィスワークを組み合わせた働き方をいいます。

新型コロナウイルスの感染拡大により、国内でもテレワークが急速に広まりました。2021年8月に総務省が実施した「令和3年通信利用動向調査」によると、テレワークを導入している企業の割合は 51.9%に達しており、その9割がコロナ対応(感染防止や事業継続)のために導入したと回答しています。

2022年3月にまん延防止等重点措置が解除された後は、出社制限を緩和する企業が増えています。日本生産性本部が2022年10月に実施した「第11回働く人の意識に関する調査」では、テレワーカーのうち、週に1日以上出勤している人が82%に及び、大多数を占めています。完全テレワークよりも、オフィス勤務と併用するハイブリッドワークが一般的になっていると言えるでしょう。

ハイブリッドワークで変わるオフィスのあり方

コロナ禍に導入が進んだハイブリッドワークは、感染対策ばかりでなく、多様な働き方の推進策としても期待されています。ハイブリッドワークのメリットはさまざまありますが、社員自らが働く場所や時間を選ぶ柔軟な働き方により、従業員満足度の向上につながることは大きなメリットと言えるでしょう。選択肢を増やすことで、優秀な人材の獲得や維持にもつながります。

一方で、コミュニケーション上の問題や、職種によってテレワークが難しい社員への対応、サイバーセキュリティのリスク、勤怠管理の難しさなど、課題も多数あります。

とくに、ハイブリッドワークを継続する上で大きな課題と言われるのが、コミュニケーションです。「令和3年版厚生労働白書」では、従業員がテレワークのデメリットとして感じていることの1位が「同僚や部下とのコミュニケーションがとりにくい」こと、2位が「上司とのコミュニケーションがとりにくい」こととなっており、多くの人が課題と感じていることがわかります。

業務によってテレワークを行う社員とオフィスに出社する社員が混在する場合や、社員によって出社頻度やタイミングが異なるケースでは、社内のコミュニケーションはより複雑になります。課題を放置すれば、生産性や意欲の低下を招く恐れもあるでしょう。また、顔を合わせる機会が減ることによって連帯感やつながりが希薄になり、社員のエンゲージメントの低下につながることもあるため、注意が必要です。

ハイブリッドワークで取り入れたいワークスタイル

ハイブリッドワークによって生じる課題を解決して働きやすい環境を整えるには、オフィス環境のアップデートが必要です。ここでは、ハイブリッドワークに適したワークスタイルと言われる「フリーアドレス」と「ABW」の2つについてご紹介します。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィスの中に固定の席を設けず、空いている席から好きな場所を選んで仕事をするワークスタイルのことです。さまざまな人と近い席で仕事をすることができるため社内のコミュニケーションが活発になり、部署の垣根を越えて人脈が広がる、さまざまな知見を得られるなどの効果が期待されています。

オフィスに用意するのは出社率に応じた席数でよいため、空いたスペースにオンライン会議用のブースを用意することも可能に。自由に席を選べるというフリーアドレスの利点を生かして、出社時に積極的に周囲とコミュニケーションを深められれば、ハイブリッドワークが抱える課題も解決しやすくなるでしょう。

また、フリーアドレスを導入して個人の机がなくなると、ペーパーレス化も進みやすくなります。文書の電子ファイル化によって、よりハイブリッドワークのしやすい環境が整えば、生産性の向上にもつながります。このほかにも、イノベーションや新事業の創出を期待できる、人事異動の際のレイアウト変更の負担が減って組織変更に対応しやすくなるなど、フリーアドレスにはさまざまなメリットがあります。

フリーアドレスの種類と導入事例

フリーアドレスのオフィスには、大きく分けて2つのタイプがあります。オフィス内の全ての座席がフリーに使える「完全フリーアドレス」と、部署やチームごとに指定された範囲内で座席を自由に選べる「グループフリーアドレス」です。

完全フリーアドレスには他部署との交流が盛んになるという特徴があり、一方のグループフリーアドレスにはグループ内の情報共有がしやすく、生産性の向上にもつながりやすいという特徴があります。加えて、出勤者の把握がしやすいこともグループフリーアドレスの特徴の1つです。

フリーアドレスはさまざまな企業や組織で導入されています。総務省ではコロナ以前の2015年からフリーアドレスを導入。管理職席を廃止してグループフリーアドレスとしたことで、管理職を含めたチーム内での情報共有やコミュニケーションが活発になり、課室長級の職員の7割が「作業開始前に、管理職も含めて対処方針を相談するようになった」、補佐級以下の職員の7割が「作業の手戻りが減った」と感じているといいます。また、約9割の職員が「職場満足度があがった」「仕事がしやすくなった」と回答しています。

ABWとは

ABWとは、Activity Based Workingの略で、従業員が業務内容や状況に応じて、働く場所や時間を自律的に選択できる柔軟なワークスタイルのことです。1990年代にオランダのコンサルティング企業「Veldhoen + Company」が提唱したとされています。

Veldhoen + Companyは、「人々は日々の仕事の中でさまざまな活動を行っており、これらの活動を効果的に行うためには、適切なテクノロジーと文化に支えられた多種多様な作業環境が必要である」としています。そのため、オフィスには作業スペースのほかに、目的別の共有スペースも多数設けることを推奨しています。

ハイブリッドワークを導入している企業では、対面の打ち合わせのために出社するケースも少なくありません。用途別にコラボレーションスペースやミーティングルームなどの共有スペースが用意されていることで、気軽な相談から長時間にわたる打ち合わせまで対応しやすくなります。コミュニケーションが活性化することで、イノベーションの創出や帰属意識の向上も期待できます。

また、ABWではメインオフィス以外に自宅やカフェ、サテライトオフィスなどを働く場所の選択肢とすることも特徴の一つです。オフィス内はフリーアドレスと同様に座席を固定しないスタイルのため、部署の垣根を越えた交流が増える、ペーパーレス化を進めやすい、オフィスを最適化しやすいなどのメリットを享受できます。

さらに、働く場所だけでなく働く時間も個人の裁量で決められるABWを導入することで、より仕事と生活のバランスもとりやすくなるでしょう。育児や介護をしながら働きたい、趣味の時間を確保したいなど、個人の希望に合わせた柔軟な働き方も実現できます。

ABWの導入事例

ABWを日本で最初に本格的に導入したのは、日本有数の家具メーカーであるイトーキが2018年に開設した「ITOKI TOKYO XORK(イトーキ・トウキョウ・ゾーク)」です。ABWの導入にあたり、同社ではオフィスでの社員の活動を10種に分類し、それぞれに適したスペースを用意しました。

1人で集中して作業するためのスペース、ペアワークも可能なカフェスペース、チームワーク作業も可能なコワーキングスペースのほか、「リチャージスペース」と名付けられた集中力を回復するための場所として、キッチンスペースやメディテーションルームも設けられています。

図:ABWの10の活動ABWの10の活動
(株式会社イトーキのWebサイトより)

移転前後に同社が実施した社員アンケートでは、「生産性高く働けている」と回答した社員の割合が、移転前の2017年時点の32.4%から、2021年には77.0%にまで向上しました。また、社員間のコラボレーションについては、「知識やアイデアの共有がしやすい」と回答した社員の割合が移転前の35.6%から63.4%に伸びており、ABWの導入により、より働きやすい環境が整ったことが示されています。

便利なコワーキングスペースを、ハイブリッドワークの拠点に

SENQは、京橋、霞が関、六本木など東京都心の便利なエリアにシェアオフィスとコワーキングスペースを展開しています。各拠点にはミーティングルームのほか、個室ブースやソロデスクなど作業に集中できるスペースも用意されており、自宅よりも生産性高く、仕事に取り組める環境が整っています。

また、週に数回、必要なメンバーだけで集まりたいというご要望に合わせた、フレキシブルな法人向けコワーキングプランもあります。法人向けコワーキングプランでは他拠点の利用も可能なため、目的や気分に合わせて働く場所を選ぶ、ABWのような自律的なワークスタイルを実現することもできます。また、入居者様の協業・事業創造・事業成長を支援するイベントも随時行っています。

ハイブリッドワークに合わせた多様な働き方を実現する場所として、SENQのコワーキングスペースを活用してみてはいかがでしょうか。

※SENQのサービスについて、詳しくはこちらからご覧ください。

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