リモートワークで作業効率が格段にアップ。成功させる5つのコツ

 2020.05.12  鈴木博子

最近ではライフスタイルの多様化に伴い、働き方にもさまざまなスタイルが見られるようになりました。新型コロナウイルスの影響を受け、リモートワークに切り替えた人も多いでしょう。リモートワークとは、会社に出社せずに、自宅やカフェなど自分の好きなところで仕事をすることができるというもの。しかし、これまでオフィスで仕事をしていた人がリモートワークに切り替えると問題が発生することも。作業環境に慣れるのに時間がかかったり、公私の区別をつけるのが難しくなり、作業効率が落ちてしまうことも少なくありません。リモートワークの作業効率をアップするには、いったいどのようなことに配慮すれば良いのでしょうか。注意すべきポイントについて考えてみましょう。

リモートワークのメリットと問題点は?

メリットは「無駄な時間の削除」「安定した作業時間の確保」

近年、注目が集まっているリモートワーク。多様化が進むライフスタイルに適した働き方として、取り入れる企業も増えています。

しかしその一方、アメリカではYahoo!やIBMなどのトップ企業がリモートワーク制度の廃止を発表。「本当にリモートワークは効率が良い働き方なのか?」と疑問を感じる人もいるでしょう。

そもそもリモートワークとは、オフィスに限定しない勤務形態のことを意味します。「テレワーク」という言葉が使われることもありますし、会社によっては「在宅勤務」と称することもあるでしょう。

リモートワーク のメリットにはさまざまなものがあります。

まず企業側にとっては、「電気代やコピー代などの経費を節約できる」ということ。さらに、場所を問わずに働くことができるため、「地方や海外にいる人材も確保できる」ということ。

また、ワーカー側にとっては、「ミーティングや雑談などに時間を割かれることがなく、無駄な時間を減らせる」「自分の好きな場所・時間で、集中して業務できる」「通勤ラッシュや天候の影響を受けない」などが挙げられます。

「コミュニケーション不足」が最大の問題点

一方、リモートワークにはデメリットも指摘されています。

企業側、ワーカー側のどちらにも言えることですが、まずは、社内の人と対面する機会が減るため、「コミュニケーションの量が減る」ということ。そのため、社内で「仕事の進捗を把握しづらい」「情報を共有しづらい」といったデメリットが発生します。

現在ではテレビ会議やオンラインミーティングなどのサービスを利用する企業も増えていますが、それでも、顔を合わせてのコミュニケーションを完全に補うことは困難です。またオフィスでは、同僚や上司とのちょっとした雑談からアイデアが広がったり、問題解決につながったりすることもあるでしょう。

さらに、「リモートワークにかかる経費申請や処理が大変」という問題点もありますし、人によっては「自律的に働くことが難しく、業務の生産性が上がらない」ということもあります。

リモートワーク成功のために、ぜひ、取り入れたい5つの要素

主にコミュニケーションの分野での対策がカギ

このように、リモートワークはメリットとデメリットの両方を含みます。それでは、リモートワークのデメリットを解決し、作業効率を最大化するためにはどうしたら良いのでしょう。企業側、また、ワーカー側が取り組むべき具体的な5つの方法について考えてみます。

(1)ウェブ会議サービスを利用して毎日対面式の朝礼を行う

毎朝、全員がウェブ会議サービスを利用して顔を合わせ、コミュニケーションを取ることで、仕事の進捗を共有したり、相談事をもちかけたりすることが可能になります。できれば朝会開始時間の3分前くらいから、オンライン会議室に各自チェックインし、集まったメンバー同士雑談できるようにすると、もっとコミュニケーションが密になり、離れて作業をしている不便さを感じにくくなるかもしれません。

(2)意思疎通をスムーズにするためビジネスチャットツールを導入する

ひとりで考えて答えが出なかった問題でも、仕事の合間のちょっとした会話から解決の糸口が見つかったりすることがあるように、同僚や上司との何気ないおしゃべりは意外なほど価値をもたらすことがあります。リモートワークでもそうした気軽なコミュニケーションが取れるように、ビジネスチャットツールを活用すると良いでしょう。ビジネスチャットツールとは、いわばLINEのビジネス版。日本では「チャットワーク」や「Slack(スラック)」などが有名です。

(3)タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールの活用により、業務の可視化やチーム内での共有化が可能になるため、業務の優先順位づけや無駄な業務の削減を行うことで、生産性が高まります。例えば、タスク管理ツール「トレロ」は、パソコン画面に付箋やポスト・イットを貼り付けるような感覚で「やること」を書き込み、チームで共有できるサービス。誰の作業がどれぐらい進んでいるか、などの情報が共有できるようになり、どこにいてもチームの進捗状況が一目瞭然。また、タスクを整理することで自分の頭の中を整理整頓するにも役立ちます。

(4)リモートワーク手当てを支給する

これは企業側のタスクですが、リモートワーク手当てを支給することも、効率よく仕事を進めるには大切なこと。実際、リモートワークをうまく推進している企業の多くは、こうした手当てを制度として設けています。リモートワークは、意外とお金がかかるもの。プリンターや電話代、それから水道光熱費なども個人的な金銭負担となります。ネットワーク環境が整っていない自宅で作業をする場合は、通信設備費やパソコン、周辺機器なども必要。これらの経費を簡単に精算できる仕組みを構築することが大切です。

(5)自律分散型の組織を作る

リモートワークで失敗する企業の多くは、ワーカーが怠けて働かなくなることを危惧するあまり、ワーカーを管理しようとすること。ワーカーに対するそうした不信感が社内の雰囲気を悪くし、ひいては作業効率を落としてしまうのです。企業側が大事なのは、ワーカーを管理したり、コントロールしたりすることではなく、ワーカーを信頼し、ある程度権限を譲渡して、自主性に任せること。そうした自律分散型の組織作りが大切です。

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リモートワークの成功を左右する注意点とは?

始めは「スモールスタート」で

このように、リモートワークを成功に導くためには、気をつけるべきポイントがあります。

企業側はなにより、ワーカーと定期的に話をする機会を持ち、責任や仕事の期限、目的、期待値などを明確に伝えるコミュニケーションを取ることが必要です。対面式のコミュニケーションにこだわらず、たとえオンラインであってもface to faceのコミュニケーションが可能なビデオチャットなどを取り入れると良いでしょう。

確かに、オンラインでのコミュニケーションでは、情報の伝達は可能でも、感情など非言語情報のコミュニケーションは難しいかもしれません。しかし、そうしたコミュニケーションを密に続けていくことが、コミュニケーションの総量を増やし、作業効率の向上やワーカーのモチベーションアップにつながるのです。

また、作業内容によってはリモートワークに不向きなものもあるでしょうし、同じ作業内容であっても、リモートワークに適さない人もいるでしょう。そのため、全社一律にリモートワークを導入するのではなく、まずはスモールスタートを心がけると良いでしょう。

公私のメリハリをつける

一方、ワーカー側にとっては、「無駄な時間を省略できる」など、リモートワークは時間に関して多くのメリットがあり、なにより、通勤に要する時間を全面的にカットできるため、ワークライフバランスが良くなるかもしれません。しかしその反面、仕事とプライベートの境目が見えづらくなり、結果的に長時間労働になってしまったという人もいます。

そのため、リモートワークを行うにあたっては、日常と仕事の境界線を明確にし、時々ブレイクタイムを作り、タイムマネジメントを心がけることが大事。ブレイクタイムを作るには、Breakというアプリが役立つでしょう。休憩時間を予め設定しておくと、その時間に通知してくれるアプリです。もちろん、自宅作業であっても着替えるなどして、メリハリをつけることも大切です。

いずれにしても、企業側とワーカー側の双方がリモートワークの目的や意義について認識を合意し、足並みを揃えることが成功の前提。すでにリモートワークを始めている企業でも、そのあたりから改めて振り返ってみると、改善すべきポイントが見えてくるでしょう。

 

(ライター:鈴木博子)

 

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