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仮想オフィス(VRオフィス)のメリットとデメリット

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仮想オフィス(VRオフィス)のメリットとデメリット

仮想オフィス(VRオフィス)とは

仮想オフィス(VRオフィス)とは、インターネット上の仮想空間(メタバース)に構築するオフィスを意味する言葉です。使用するツールによって細かい機能は異なりますが、一般的にはアバターと呼ばれる、ユーザーの分身となるキャラクターを使用して、移動や会話、会議室でのミーティングなど、リアルなオフィスと同じような状況を作り出すことができます。

働き方の多様化やコロナ禍を背景に、日本でもテレワークが普及しました。通勤などの負担が減る一方で、オフィスに出社する場合と比較してコミュニケーションが不足する、ほかのメンバーの動きがわかりにくいなどの課題も出ています。その一つのソリューションとして注目されているのが、仮想オフィスです。

矢野経済研究所の2021年10月および2023年8月の発表によると、メタバースの市場規模は2023年度に2,851億円に、仮想オフィスツール市場は2025年度に180億円に、それぞれ成長するとの予測が示されています。

仮想オフィスのメリット

仮想オフィスには、どのような効果が期待できるのでしょうか。具体的なメリットは以下の通りです。

1. 経費を削減できる

リアルなオフィスを持たずに仮想オフィスのみを使用する場合は、オフィスの賃料や通勤費などの経費を削減できます。また、他の仮想オフィスに切り替えたい場合の移行は、物理的な引っ越しも必要でないため、リアルなオフィスの引越しと比べれば経費を低く抑えられます。

2. メンバーの状況が把握しやすくなる

テレワークの課題の一つに、ほかのメンバーの様子がわかりにくい点があげられます。仮想オフィスでは、会議室での打ち合わせや、作業中といった状況をアバターを通じて確認でき、他のメンバーの状況を把握しやすくなります。

3. コミュニケーションが活性化される

メンバーの状況がわかると話しかけやすくなり、テレワークでは難しい雑談も自然と促されます。コミュニケーションの活性化は、孤独感の解消だけではなく、スムーズな情報交換や連携にもつながります。

4. レイアウトを容易に変更できる

簡単にレイアウトを変更できるのも、仮想オフィスのメリットです。その時々のニーズに合わせて、ミーティングルームを増やしたり、集中スペースや雑談スペースを作ったりと、オンライン上で簡単に変更できます。

5. 柔軟なワークスタイルを実現できる

インターネットを使用できる環境であれば、基本的にどこにいても仮想オフィスを利用することができます。テレワークやハイブリッドワークとの相性も良く、国内外のスタッフが一緒に働くなどの柔軟なワークスタイルを実現できるでしょう。

仮想オフィス(VRオフィス)のメリットとデメリット

仮想オフィスのデメリット

では、仮想オフィスのデメリットとしてどんなポイントがあげられるのでしょうか。主なものを紹介します。

1. 監視されているように感じる

社内の状況が可視化されることで、常に監視されている感覚になる可能性があります。仮想オフィスが必要な理由や、それによって得られるメリットをしっかり共有した上で、導入前にトライアル期間を設ける、導入後も定期的に意見を聞く機会を設けるなどの工夫が必要です。

2. 個人で作業環境を整える必要がある

リアルなオフィスを構えずに仮想オフィスのみを使用する場合、自宅やコワーキングスペースなど、実際に作業を行う場所を自身で用意する必要があります。また、最近では、3D(3次元)空間の仮想オフィスツールも増えていますがパソコンのスペックやインターネット環境によっては、適切に動作しない可能性もあるため、事前の確認が必要です。

3. ITスキルが求められる

ITツールを使い慣れていない場合、仮想オフィスを使いこなせるようになるまでに時間がかかることがあります。うまく使いこなせず、業務に影響するメンバーが出ないように、ガイドラインの作成や研修の実施などのサポートを検討するとよいでしょう。

仮想オフィス導入時のチェックポイント

仮想オフィスの導入時には、無理なく継続できる料金プランの検討に加えて、次のようなポイントをチェックすることをおすすめします。

1. 導入する目的を明確にする

まずは、導入する目的を明確にします。ツールごとに機能が異なるため、目的を定めないまま価格重視で選ぶと、期待していたメリットを得られない可能性があります。また、経営層など一部で決定せず、メインユーザーとなるメンバーと情報を共有し、意見に耳を傾けた上でツールを選ぶことも大切です。

2. 長期的な視点でツールを選ぶ

チーム単位での導入など、使用するメンバーがそれほど多くないケースでは、試しに導入して使い勝手が悪ければほかのツールを検討する方法も考えられます。一方で、大人数で使用する場合や、メンバーの増員を見込んでいる場合は別サービスへのスムーズな切り替えが難しいため、長期的な視点で使用するサービスを検討する必要があるでしょう。

3. 使いやすさと動作性を確認する

便利そうだからと機能の多さでツールを選ぶと、メンバーのITスキルによって活用度に差が出てしまいかねません。また、なかには日本語に対応していないツールも見られます。導入の目的を絞った上で、勤怠管理やほかのITツールとの連携、画面共有機能、モバイル対応など、本当に必要と思われる機能を備えたツールを選ぶとよいでしょう。

リアルなコミュニケーションが必要なときは

フリープランや無料のトライアル期間を設けているツールもあるため、そうしたサービスを利用して実際に使い勝手を試してみるのもおすすめです。リアルなオフィスを持たない組織の場合、仮想オフィスを活用するなかで対面でのコミュニケーションの必要性を感じることもあるでしょう。そうしたときには、シェアオフィスやコワーキングスペースを利用するのも一つの手です。

SENQは京橋、霞ヶ関、六本木、青山、青山並木通り、目黒の東京都内6カ所に、コワーキングスペースとシェアオフィスを展開しています。各拠点に個室ブースやフリーアドレスのスペース、ミーティングルームなどを備えており、仮想オフィスとは別のリアル拠点としてもご活用いただいております。

便利なドロップインプランのほか、SENQの全拠点をご利用いただける法人向けコワーキングプランもございます。リアルでのコミュニケーションが必要な場合は、仮想オフィスとの併用を検討してみてはいかがでしょうか。

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