同僚や先輩、上司と一緒に仕事をする会社員とは違って、ほとんどの時間をひとりで作業しなければならないフリーランス。周囲に他者がいれば、その人の仕事のペースや成果などが自分にとっての刺激となり、モチベーションが高まったり、仕事に対して積極的になったりすることもあるでしょう。しかし、ひとりで働く場合はそういうわけにはいきません。では、単独で仕事をするフリーランスがモチベーションを常に高い状態でキープするには、どうしたら良いのでしょうか。その解決策のひとつがタイムマネジメント術。限られた時間を最大限、有効に活用しようと努力することで、仕事の取り組み方に対する意識が変わり、成果を最大化することができるのです。
なぜ、フリーランスこそタイムマネジメント術が必要なのか？
「タイムマネジメント＝時間の管理」ではない
タイムマネジメントとは、時間の使い方を計画し、その通りに実行すること。「タイムマネジメント」というと、「時間の使い方を管理すること」という意味に捉えられがちですが、その捉え方は正しくありません。
そもそも、タイムマネジメントが必要な理由は、仕事の生産性を向上させるためです。誰にとっても1日は24時間であり、時間の長さは平等です。そのなかで、どれだけ生産性を上げて、仕事の達成度を引き上げるか。そうした観点から考えれば、タイムマネジメントとは、ただ単に「時間を管理する」のではなく、「仕事そのものをコントロールする」ということになります。そして「タイムマネジメントが上手にできる人」とは言い換えれば、「仕事を上手に進めるスキルが高い人」となるのです。
とりわけ、自分で仕事量もペースも調整しなければならないフリーランスにとっては、「限られた時間をどれだけ効率よく使うか」ということは、仕事の成否や収入の大小に関わってくる重要な要素。「出勤すれば相応の給料が入る」という会社員と違って、フリーランスは、自分の作業量によって収入が変動します。だからこそ、フリーランスこそタイムマネジメント術を身につけて生産性をあげることが必要なのです。
世界の一流も実践する「ポモドーロ・テクニック」とは？
「25分＋5分」で考える
ポモドーロ・テクニックとは、生産性を向上させるための時間管理術のこと。今から30年以上前に開発された方法で、ざっくりいうと、「仕事や勉強、家事などのタスクを25分間続けた後に5分の休憩を取り、そのサイクルを最大4回続ける」という内容です。
生みの親は、イタリア出身のコンサルタントであるフランチェスコ・シリロ氏。ソフトウェア・エンジニアであったシリロ氏が、自分のウェブサイトでポモドーロ・テクニックを公開したところ、常に締切に追われ、時間との戦いを強いられていたソフトウェア開発者の間で爆発的に拡散。その後、世界へ広がっていきました。
＜ポモドーロ・テクニックの方法＞
- 実行するタスクを決める
- 25分間タイマーをセットして活動する
- タイマーが鳴るまでタスクを行う
- タイマーが鳴ったら作業を終了し、今日やることを記載したToDoシートにチェックマークを付ける
- 5分間の休憩を取る
- これらを4セット繰り返したら、20～30分の長い休憩を入れる
ポイントは「時間を区切ること」と「フィードバック」
ポモドーロ・テクニックは、非常にシンプルな方法です。タイマーとTo Do リスト、それから記録シートがあればすぐにでも取り組むことができます。
このテクニックのポイントは、まず、「時間を区切ること」。
ポモドーロ・テクニックでは、1日のはじめにまず、やるべきタスクに優先順位を付けて、どのくらいのポモドーロが必要か見積もることを推奨しています。ポモドーロとは、1区切りの25分間のことであり、たとえばレポート作成に1時間15分くらいかかる、と見込む場合は「3ポモドーロ」となります。
こうしてタスクごとに時間を区切ることで集中力が増しますし、日ごとのコンディションも数値化されます。自分の作業ペースや作業効率が可視化されて、仕事のスケジュールを立てやすくなります。
また、25分ずつTo Doシートにチェックしていくことで、見積もりと実作業のズレを把握することができ、タスクの優先順位や目標を正確に設定できます。
こうして1日の作業が終わったら、記録シートに次の内容を記録します。
＜記録の内容＞- 日付
- 開始時刻
- 活動の種類
- 活動の説明
- ポモドーロ数
- 結果についてのメモ
- 改善点
ここで大事なのは、今日の仕事ぶりを反省し、明日以降に繋げられる改善点を考えること。また、1日あたりのポモドーロ数を記録していくことで、次の改善や今後のポモドーロ・テクニックの見積もりに利用できるようになります。
作業効率をあげるために必要な5要素
重要なのは「見える化」
このように、ポモドーロ・テクニックは非常にシンプルなタイムマネジメントの方法ですが、その効果は非常に大きく、ポモドーロの数を比較すれば、曜日ごとのコンディションや生産性の高い月などを定量的に観察できるようになります。
ポモドーロ・テクニックのほかにも、さまざまなタイムマネジメント術があるので、自分に合いそうなものを試して見ると良いでしょう。多くの場合、作業効率をあげることを目的としたタイムマネジメント術を見比べてみると、それぞれ多少の差はあっても、同じ要素に着目していることがわかります。その要素とは、以下のことに集約されます。
（1）必要な業務をすべてあげる
全体像が見えなければ、作業を効率よく進めることができません。まずはやらなければならないタスクをすべてリストアップすることが必要です。
（2）それぞれの優先順位を決める
タスクのなかで、優先順位の高いものをピックアップ。重要度や緊急度に応じて、やるべきタスクの順番を明確にすることで仕事の効率化が進み、タスクに追われることを防ぎます。
（3）明確に期限を設定する
期限が設定されていないと、人間はいつまでも後回しにしがち。特に期限が定められていないタスクでも、明確な期限を作ることが重要です。
（4）実現できそうにない予定は立てない
実現できない予定を立てると、常に予定の修正作業に追われてしまい、タスクが進まなくなってしまいます。
（5）週間と日時の予定を『見える化』する
自分のタスクをいつでも見える化しておくことで、突然の予定変更など、イレギュラーにも対応しやすくなります。その際、日ごとにスケジュールを立てたのでは、時間の単位が細かくなり過ぎ、反対に、月ごとにスケジュールを立てたのでは時間の単位が長くなり過ぎ、管理が難しくなります。1週間の予定をベースにして、「その週内にやるべきこと」を考え、そこから「その日にやるべきこと」を導いていくと良いでしょう。
このように、タイムマネジメントには基本的な考え方があります。まずはこれらの考え方を踏まえ、自分に適したタイムマネジメントテクニックを見つけると良いですね。
ちなみに、ポモドーロ・テクニックには、「Focus Timer」「Moosti」「Pomodoro Time」など、テクニックを実践することをサポートしてくれるアプリがあります。
タイマーとして機能するほか、アプリ内部でタスクを管理したり、日々のポモドーロを集計して確認したりすることができるものもあるので、自分にとって使いやすいものを見つけると、仕事をするうえで大きな助けとなるでしょう。
（ライター：鈴木博子）
