リモートワークをサポートする便利なツール

 2019.03.11  SENQ

リモートワークとはオフィス以外の場所で働くワークスタイルを指します。「リモートワークとは?そのメリットについて考えてみる」でも説明したとおり、リモートワークは、モバイルワーク、在宅勤務、サテライトオフィスなど働き方も多様で、日本では特に従業員が300名以下などの中堅・中小企業での導入がかなり進んできています。

リモートワークを導入するメリットは、ワーカーの労働生産性が向上したり、移動時間短縮によりプライベートの時間が充実することで心身ともに健康になり、より高い意識で仕事に臨むことができることです。他にも多数のメリットがあるリモートワークを実現するために役立つのがITツールです。
そこで今回は、リモートワークに役立つITツールについてご紹介します。

情報管理に役立つツール

オンラインストレージ

リモートワーカーはオフィスと物理的に離れた場所で仕事をするわけですから、ファイルのやり取りが非常に多くなります。これらのファイルをメールで共有すると、メールの回数が増える、容量の大きいデータのやり取りが出来ない、メール添付では後から必要なファイルを探すのが大変といった問題が生じます。
そこで検討すべきツールがオンラインストレージです。オンラインストレージとは、ファイルやドキュメントなどのデータを格納するストレージをインターネット上で提供するサービスのことで、インターネットに接続していればどこでもアップロード、閲覧、共有などを行うことができます。インターネットを通じてファイル管理スペースを利用できるので、社内のファイルサーバーと同じように個人スペースや共有スペースを作ることができます。 
  • Dropbox Business
    元祖オンラインストレージと言える製品。シンプルな構造で使いやすさに定評があります。
    ビジネス向けに多数の機能が搭載され、組織やチームで快適に使用できるのが特徴です。
  • Google Drive
    Googleが提供するオンラインストレージです。プランによって容量無制限で使用できるのがメリットです。
  • OneDrive for Business
    Microsoftが提供するオンラインストレージです。Officeソフト(Word、Excel、PowerPointなど)のデータを保存するとき、保存先としてOneDriveを直接指定出来るのが特徴です。

情報共有に役立つツール

グループウェア

メール機能、スケジュール機能、ワークフロー機能、掲示板機能、ファイル共有機能など、組織やチームの業務支援やコミュニケーションに欠かせないツールを包括的に提供するのがグループウェアです。ツールによって多種多様なサービスを展開しているため、各ツールのメリットとデメリットを十分把握した上で最適なものを選択しましょう。
  • Office 365
    Microsoftが提供するグループウェア。多様なコミュニケーションツールに加えて、Officeライセンスを提供するのが最大の特徴です。
  • G Suite
    Googleが提供するグループウェア。ビジネス向けに特化したGoogleサービスを提供しています
  • サイボウズOffice
    国産グループウェアとして人気のツール。日本企業にとって使いやすい機能が備わっています。

社内ポータル

組織的な情報共有に欠かせないのが社内ポータルです。社内ポータルとは、企業が社員向けに作成・公開する、社内でのみ利用可能なポータルサイトです。社内向けのサイトを作成することで、業務上必要なツールを集約して業務の効率的な遂行を支援したり、掲示板として色々な情報を掲載したり、特定のワーカーに向けた情報発信を行うことなどが可能です。社内ポータルにアクセスすれば必要な情報がすべて手に入るというくらいのサイトを作成できれば、ワーカーの労働生産性も向上します。

  • SharePoint Online
      Microsoftが提供するクラウド型の社内ポータルツール。テンプレートを使用することで目的
      の社内ポータルが簡単に作成でき、かつ外部公開用サイトも作成できます。 

社内SNS

メールよりもコミュニケーションをもっとフラットにできるのが社内SNSです。Facebook、Twitter、LINEのようなSNSを法人向けに利用したものです。社内専用で、情報共有やコミュニケーション醸成のために利用されています。ワーカー個人が何かを投稿したり、あるいはコミュニティを作成して情報交換を活発に行うこともできます。社内SNSを上手く活用できている企業では、社内SNSはイノベーションが生まれる場所として重宝されています。

  • Yammer
    Microsoftが提供する社内SNSツール。Microsoft Officeと連携することで日常業務のサポートも可能です。

勤怠管理に役立つツール

物理的にオフィスに出社しないリモートワーカーの勤務時間を管理するために欠かせないのが勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールを導入すると、オンラインでの打刻によって勤務時間を正確に管理し、リモートワーカーの勤務状態を把握する場合にも役立ちます。離れた場所で働いていても勤務時間の計測や業務の見える化を実現することで、管理者やワーカー同士の勤務実態が把握しやすくなり、ストレスを軽減し、効率的な業務推進を支援します。
  • ジョブカン
    様々なビジネスシーンにフィットするクラウド型の勤怠管理システムです。
  • KING OF TIME
    複数拠点でのリアルタイム一括管理、休暇取得や残業申請などもできるクラウド型勤怠管理システムです。 

タスク管理に役立つツール

リモートワーカーとオフィスワーカーは物理的に離れているため、お互いの業務進捗の把握が難しくなることが懸念されます。オフィスワーカーが互いの業務進捗等を管理したり、タスクを割り振ったりするために欠かせないのがタスク管理ツールです。これもクラウド型のものを選択すると共有がしやすく、便利です。タスク管理ツールを利用により、リモートワーカーの業務進捗状況が明確になることで、リモートーワーカーの評価もしやすくなリます。
  • My Redmine
    クラウド型のタスク管理ツールです。メンバーが複数拠点に分散しているプロジェクトでも課題・情報の共有・一元管理、プロジェクトの最新状況の把握が簡単に行えます。
  • Trello
    タスクを視覚的に管理できるタスク管理ツールです。タスクの数だけカードを作成して管理します。

コミュニケーションに役立つツール

Web会議ツール

リモートワークに欠かせないコミュニケーションツールがWeb会議ツールです。物理的に離れていても対面でのコミュニケーションが可能であり、複数人でのミーティングも可能です。ツールによって多種多様な機能を提供しているので、ビジネス環境に合わせて選ぶことが大切です。

  • Skype for Business
    Microsoftが提供するWeb会議ツール。最大250人でのグループ会議や、1万人の視聴者に向けたブロードキャスト配信などがメリットです。 
  • LiveOn
    音声遅延や音切れを極力回避する自動帯域制御機能を搭載しているため、高音質、高画質でストレスなくWeb会議を実現できるツールです。
  • Zoom
    海外で広く使われて、最近日本でも浸透し始めたWeb会議ツールです。ゲストも招待でき便利ですが、無料版は時間制限があるため利用時に注意が必要です。

 チャットツール

最近ではメールよりもスピーディーなコミュニケーションが取れるとしてチャットツールが人気を集めています。チャットツールは、グループディスカッションも可能で、やり取りが時系列で残るため情報管理も行いやすくなります。
  • Slack
    情報システム関係者が好むチャットツール。豊富な連携先を持ち、自分好みにカスタマイズできるのがポイントです。 
  • Chatwork
    デザインや機能が簡易化されていて使いやすいチャットツールです。タスク管理が行えるため、複数人でのプロジェクトの進捗管理を行うのに便利です。

ITツールをフル活用でリモートワークを導入しましょう!

いかがでしょうか?リモートワークを実現するために役立つITツールはたくさんあります。多くのツールが無料版やトライアル版が用意されていますので、試して気に入ったツールを利用してみるのがお勧めです。

SENQ京橋、SENQ霞が関では、時間単位で施設を利用可能なドロップイン会員を用意しており、リモートワーカーを応援しています。ツールと合わせてサテライトオフィスの環境も一緒に検討してみてはいかがでしょうか。

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